Groothandel · orders
Bestellingen gaan zonder overtikken het ERP in
Klanten bestellen zoals het hén uitkomt: een PDF in de mail, een doorgestuurd bericht, een portaal. Zo ziet dat eruit bij een groothandel waar die orders zonder overtikken het ERP-pakket in gaan, of dat nu Exact, AFAS of Business Central is.
01
Duizenden orders per maand zonder handen
02
±20 min → ±30 sec per order
03
Elke ochtend automatische controle
04
0 stille fouten
01De situatie
Elke dag komen er tientallen bestellingen binnen: PDF-bijlagen, doorgestuurde mails, portaalberichten, ieder in het formaat van de klant.
Iemand tikt elke order over in het ERP: regel voor regel, klantcode voor klantcode. Zo'n 20 minuten per order, met alle typfouten die daarbij horen.
Het werk hangt af van wie er die dag zit, en drukt precies op de uren die het team liever aan klanten besteedt.
02Het systeem
Outlook
Gmail
Claude
Exact
AFASBusiness Central
Odoo
SAPUnit4
King- 1
Bericht komt binnen
Een bestelmail, een PDF-bijlage of een portaalbericht: zodra er een order binnenkomt, start de verwerking. Ook bij forwards en bijlagen.
- 2
AI leest en herkent de orderregels
Artikelen, aantallen, leverdatum en referentie worden uit het bericht gehaald, ongeacht het formaat waarin de klant bestelt.
- 3
Productmapping vertaalt klantcodes
Een mappingtabel vertaalt de artikelcodes van de klant naar je eigen artikelnummers. Onbekende code? Dan stopt de run en krijgt het team een melding.
- 4
Order landt in het ERP
De verkooporder wordt aangemaakt in je eigen pakket, inclusief afleveradres en het ordernummer van de klant als referentie.
- 5
Log en bevestiging naar het team
Elke verwerkte order wordt gelogd en het team krijgt een bevestiging met de details. Je ziet altijd terug wat er is gebeurd.
03De vangrails
Automatisch is alleen veilig als het systeem zichzelf controleert. Dit zit erop:
- Elke gefaalde run wordt gemeld: er verdwijnt nooit stil een order.
- Een dagelijkse natelling controleert of alle binnengekomen orders ook verwerkt zijn: 38 binnen, 38 geboekt.
- Bij twijfel stopt het systeem en meldt het zich. Het gokt niet.
04Wat het oplevert
- Duizenden orders per maand zonder handen
- ±20 min → ±30 sec per order
- Elke ochtend automatische controle
- 0 stille fouten
Dit ook voor jouw pakket?
De systeemscan is gratis. In 30 minuten wijs ik de processen aan die je nu al kunt automatiseren, met de software die je al hebt.